Strand statt Büro – was gilt für Home Office im Ausland?

Die traditionelle Arbeitswelt hat einen neuen Konkurrenten – die Workation. Vergessen Sie den langweiligen Büroalltag und stellen Sie sich vor, Sie könnten von exotischen Stränden oder dem Gebirge aus arbeiten. Willkommen in der Zukunft der Arbeit, wo der Arbeitsplatz nicht länger ein Ort ist, sondern ein Abenteuer und die Chance für Arbeitgeber sich in Zeiten des Fachkräftemangels die besten Mitarbeiter zu sichern.

Das Arbeiten im Ausland sollte jedoch gut geplant sein. Je nachdem wie lang der Auslandsaufenthalt ist, gelten unterschiedliche Regeln für die Besteuerung und Sozialversicherung. Wir verraten Ihnen, worauf Sie beim Homeoffice im Ausland achten müssen, damit die Arbeit am Strand keine böse Wendung nimmt.

Workation oder Entsendung: Was ist das überhaupt?

„Workation“, ein Begriff, der in der heutigen Berufswelt nicht mehr zu übersehen ist und von der Gen-Z immer mehr gefordert wird. Das Wort „Workation“ beinhaltet zwei englische Begriffe: „work“ und „vacation“. Das Verbinden von Urlaub und Arbeit – ähnelt dem Homeoffice, nur eben am Urlaubsort. Auf diese Weise lässt sich die Welt entdecken, ohne wertvolle Urlaubstage opfern zu müssen.

Erfolgt der Auslandsaufenthalt hingegen auf Wunsch des Arbeitgebers, ist dies als Entsendung einzuordnen. Um eine Entsendung handelt es sich, wenn sich der Beschäftigte auf Weisung seines inländischen Arbeitgebers vom Inland für einen befristeten Zeitraum (maximal 24 Monate) ins Ausland begibt, um dort seine Beschäftigung auszuüben.

Risiko der Begründung einer Betriebsstätte des Arbeitgebers

Die voranschreitende Digitalisierung gestaltet die Arbeitswelt um. Neben den Auswirkungen auf Arbeitnehmer ergeben sich auch für Unternehmen Fragen, etwa ob die Tätigkeit eines Mitarbeiters im Ausland zur Bildung einer Betriebsstätte führt. Diese würde nämlich steuerrechtliche Pflichten für das Unternehmen begründen. Für das Unternehmen ergeben sich dann umfangreiche Registrierungs- und Deklarationspflichten im Ausland sowie Gewinnabgrenzungserfordernisse. Bei Nichtbeachtung können dann Sanktionen drohen.

Die Problematik stellt sich insbesondere in den Fällen, in denen ein ausländischer Staat niedrigere Anforderungen an die Begründung einer Betriebsstätte stellt. So gründen geschäftsführende Mitarbeitende im Ausland schnell eine Betriebsstätte. Ebenso Arbeitnehmer, die ihren Lebensmittelpunkt ins Ausland verschieben sowie Beschäftigte, die sich dazu entscheiden Büroräumlichkeiten anzumieten oder in Vertretung des deutschen Unternehmens Aufträge an ausländische Dienstleister vergeben, können für ausländischen Behörden ein Anlass sein, dies als Betriebsstätte des Unternehmens anzusehen. Somit unterlägen die dieser Betriebsstätte zuzuordnenden Gewinne der Besteuerung der jeweiligen Staaten. Um dies zu verhindern, sollte das Remote-Arbeiten im Ausland von vornherein zeitlichen und kompetenziellen Grenzen unterworfen werden.

Arbeitslohnbesteuerung: Die 183-Tage-Regelung

Zudem sind mögliche Auswirkungen auf die Besteuerung des Arbeitnehmers zu beachten. Grundsätzlich richtet sich die Arbeitnehmerbesteuerung nach dem Tätigkeitsortprinzip. Dies wird durch das jeweils abgeschlossene Doppelbesteuerungsabkommen geregelt.
Bei der Feststellung, ob der Arbeitslohn im Heimats- oder im Tätigkeitsstaat zu versteuern ist, ist jedoch die 183-Tage-Regelung zu beachten. Eine Besteuerung im Ansässigkeitsstaat erfolgt, insoweit die Tätigkeit des Arbeitnehmers die sog. 183-Tage-Grenze nicht überschreitet. Arbeitnehmer, die weniger als 183 Tage in einem anderen Staat arbeiten und ihren Arbeitslohn von Deutschland aus von einem hier ansässigen Unternehmen erhalten, d.h. nicht von einer Betriebsstätte des Unternehmens im Tätigkeitsstaat, sind weiterhin in Deutschland steuerpflichtig. Findet die Arbeit im Ausland länger als 183 Tage im Jahr statt, kann eine (Lohn-)Steuerpflicht in dem Land, in dem die Tätigkeit durchgeführt wird, entstehen. Diese richtet sich nach dem jeweiligen ausländischen Steuerrecht und nach dem im Einzelfall bestehenden Doppelbesteuerungsabkommen.

Dies gilt jedoch nur für Angestellte, Selbständige sind davon ausgenommen. Zu beachten ist auch, dass sich die 183 Tage nicht nur auf reine Arbeitstage beziehen, auch die An-, Abreise sowie Feiertage und Wochenenden werden mitgezählt.

Sozialversicherung – Das ist zu beachten

Für die Sozialversicherung sind mehrere Punkte entscheidend: In welchem Land findet der Aufenthalt statt? Wie lange ist der Aufenthalt geplant? Auf welchem Wunsch erfolgt der Auslandsaufenthalt?
Innerhalb der EU erfordert eine Entsendung vor Reiseeintritt die Beantragung einer A1-Bescheinigung bei der zuständigen Krankenkasse, um rechtliche Konflikte oder Bußgelder zu vermeiden. Auch mit diversen Nicht-EU-Staaten wurde ein Sozialversicherungsabkommen abgeschlossen, die die Entsendung regeln. Des Weiteren muss geprüft werden, ob noch eine zusätzliche Kranken- und Unfallversicherung abgeschlossen werden muss. Bei gesetzlich Versicherten ist die zuständige Krankenkasse zu konsultieren.

Seit dem 1. Juli 2023 gelten neue multilaterale Vereinbarungen für die Sozialversicherung. Diese besagen, dass bis zu 49,99% der Gesamtarbeitszeit in Form von Telearbeit erbracht werden können, ohne unter das ausländische Sozialversicherungsrecht zu fallen. Die Vereinbarungen wurden bisher von den Ländern Deutschland, Schweiz, Liechtenstein, Kroatien, Tschechien, Österreich, Niederlande, Slowakei, Belgien, Luxemburg, Malta, Norwegen, Polen, Portugal, Spanien, Schweden, Finnland und Frankreich unterzeichnet. Alle anderen Länder gelten somit als Drittstaaten. Hier müssen eventuell noch zusätzliche Punkte beachtet werden.

Außerdem ist der Abschluss einer Reiseversicherung zu empfehlen. Eine Reiseversicherung deckt Lücken und einen etwaigen Krankenrücktransport nach Deutschland, dessen Kosten von den gesetzlichen Krankenkassen nicht getragen werden.

Auslandsaufhalt und Arbeitsrecht

Arbeitgeber sollten sich auch arbeitsrechtlich absichern. Grundsätzlich gibt es keinen gesetzlichen Anspruch auf Homeoffice. Sobald mobiles Arbeiten im Arbeitsvertrag vorgesehen ist, gilt dies zunächst nur für einen Arbeitsort innerhalb Deutschlands. Wenn ein Arbeitnehmer im Rahmen einer Workation im Ausland arbeiten möchte, ist eine Zusatz- oder Änderungsvereinbarung zum Arbeitsvertrag erforderlich, die das Arbeitsverhältnis dem deutschen Recht zuordnet. Bei Entsendungen sollte ein zusätzlicher Entsendungsvertrag abgeschlossen werden.

Der Aufenthalt im Ausland sollte nicht länger als sechs Monate dauern. Ist dieser kürzer als vier Wochen, besteht arbeitsrechtlich kein Handlungsbedarf. Sobald der Aufenthalt länger als vier Wochen ist, ist zu prüfen, ob der Arbeitnehmer für das jeweilige Zielland einen Aufenthaltstitel oder eine Arbeitserlaubnis benötigt. Innerhalb der EU besteht aufgrund der Freizügigkeitsregelung keine Problematik. Einzig die zwingenden Vorgaben der jeweiligen Länder sind zu beachten (Arbeitszeit-, Pausenregelungen, Vergütungsvorschriften, etc.).

Vorsicht beim dauerhaften Homeoffice im Ausland

Eine weitere Fallgruppe bilden Beschäftigte, die aus anderen persönlichen Motiven ins Ausland auswandern und remote für ein deutsches Unternehmen tätig werden. Das Homeoffice im Ausland hat keinen vorübergehenden Charakter mehr, da der gewöhnliche Arbeitsort sowie der Schwerpunkt des Arbeitsverhältnisses eindeutig im Ausland liegen. Nun sind die Bestimmungen des jeweiligen Staates im Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrechts zu beachten. Wir empfehlen Ihnen sich vor Ort eine Abrechnungsstelle zu suchen, die die Lohnabrechnung erstellt sowie die jeweiligen Abgaben korrekt berechnet und abführt. Auch die Rechtswahl und Zusatzvereinbarung nach deutschem Arbeitsrecht sind hier meist nicht mehr ausreichend.

Das Arbeiten im Homeoffice aus dem Ausland sollte in jedem Fall vorausschauend geplant werden. Kontaktieren Sie uns gerne damit Ihre Workation ein unvergessliches Abenteuer bleibt bzw. Sie als Arbeitgeber an Attraktivität in agilen Zeiten gewinnen

Bei Fragen kommen Sie jederzeit gerne auf uns zu.

Liebe Grüße Ihre
Mertens Schabow Steuerberatungsgesellschaft