Bereits heute den Weg in die automatisierte Belegführung von morgen wagen: mit der bald verpflichtenden E-Rechnung!

Die Digitalisierung unserer Geschäftswelt schreitet immer weiter voran. Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) wird in den kommenden Jahren eines der spannendsten Themen in der Digitalisierung von Unternehmen werden. Wir als Mertens Schabow haben klar definiert, dass wir diesen Prozess als Vorreiter mit begleiten wollen, um frühestmöglich alle sich ergebenden Vorteile nutzen zu können.

Durch die digitalisierte Belegverarbeitung können Prozesse optimiert und Kosten eingespart werden. Das Wachstumschancengesetz stößt nun auch die nationale Umsetzung der EU-Regelungen zur E-Rechnung weiter an. Ab dem 1.1.2025 sollen elektronische Rechnungen im B2B-Bereich verpflichtend sein. Was Sie über die geplanten Änderungen wissen müssen, stellen wir Ihnen in einem kurzen Überblick dar.

Hintergrund

Viele EU-Mitgliedsstaaten setzen schon lange auf die EU-Reformvorschläge zur Digitalisierung von Rechnungen. Hintergrund ist die geplante Einführung eines elektronischen Meldesystems im Rahmen der ViDA-Initiative der EU-Kommission. Ziel der Einführung der E-Rechnungen im B2B-Bereich ist die Reduzierung der EU-weiten Mehrwertsteuerlücke. Erfassungsfehler, aber auch Steuerbetrug verursachen eine erhebliche Differenz zwischen den berechneten und den tatsächlich erfolgten Mehrwertsteuereinnahmen. Durch die Initiative soll das Mehrwertsteuersystem innerhalb der EU gerechter und effizienter werden. In Deutschland ist die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung im Regierungsentwurf zum Wachstumschancengesetz eingegangen. Ziel ist die Einführung eines einheitlichen Meldesystems als Kontrollsystem für Finanzämter zur Überprüfung von steuerfreien Lieferungen oder sonstigen Leistungen im EU-Binnenmarkt, wodurch das Steueraufkommen der einzelnen Mitgliedsstaaten gesichert werden soll.

E-Rechnung, was ändert sich?

An den allgemeinen Regeln zur Rechnungsstellung ändert sich nichts. Unternehmer sind grundsätzlich berechtigt, eine Rechnung auszustellen, wenn sie eine Lieferung bzw. Leistung ausführen. Sobald eine Leistung an einen anderen Unternehmer (B2B) ausgeführt wird, sind sie zu einer Rechnungstellung verpflichtet, insofern der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 – 29 UstG steuerbefreit ist. Die Rechnung ist innerhalb von sechs Monaten zu stellen. Jedoch ist die Ausstellung einer Rechnung grundsätzlich unverzichtbar. Sie dient der Sicherung der Dokumentation zivilrechtlicher und steuerlicher Ansprüche. Neu ist nun die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung, § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UstG-E.

Das Wichtigste vorab: Eine per E-Mail versendete PDF-Rechnung gilt ohne elektronischen Datensatz ab 2025 nicht als elektronische Rechnung! Die Papierrechnung wird fortan als „sonstige Rechnung“ bezeichnet. Sonstige Rechnungen sind solche, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt werden.

Die E-Rechnung wird künftig wie folgt definiert: Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss dabei der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gem. RL 2014/55/EU entsprechen. Die Definition gilt ab dem 1.1.2025, auch wenn die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung de facto erst später greift.

Welche gängigen Formate der E-Rechnung gibt es?

Die Formatanforderungen werden z. B. von der X-Rechnung erfüllt, die bereits u. a. im öffentlichen Auftragswesen zum Einsatz kommt. Die Rechnung kann direkt elektronisch weiterverarbeitet werden, indem die relevanten Daten ausgetauscht werden.

Auch das hybride ZUGFeRD 2.0 Factur X-Format, welches eine Kombination aus einem PDF-Dokument und einer XML-Datei darstellt, erfüllt die Anforderungen. Im Gegensatz zur X-Rechnung stellt sich dieses Format durch die integrierte PDF-Datei visuell wie eine Rechnung dar. Das XML-Format trägt den strukturierten Datensatz, der alle notwendigen Informationen enthält. Bei hybriden Rechnungsformaten soll laut Gesetzentwurf der strukturierte Teil maßgeblich sein. Dem Anwender ist es somit selbst überlassen, welchen Teil er verwenden möchte. Ein Vorteil ist, dass der Austausch der Daten in diesem Format ohne vorherige Absprache mit dem Empfänger erfolgen kann.

Übergangsregelungen

Grundsätzlich wird die elektronische Rechnungsstellung ab dem 1.1.2025 für Unternehmen verpflichtend sein. Aufgrund des zu erwartenden Umsetzungsaufwands wurden Übergangsregelungen getroffen.

Bis Ende 2026 dürfen für im Jahr 2025 und 2026 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin in Papierrechnungen übermittelt werden. E-Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben zulässig, vorausgesetzt der Rechnungsempfänger hat der Verwendung dieses Formats zugestimmt. Für Rechnungsaussteller mit einem Gesamtumsatz im Jahr 2026 von maximal 800.000 EUR gilt dies sogar bis Ende 2027, für Umsätze aus 2027.

Ab 2028 sind die neuen Anforderungen für die Übermittlung der elektronischen Rechnung verpflichtend zu erfüllen.

Das Empfangen von elektronischen Rechnungen hingegen ist für Unternehmen bereits ab dem 1.1.2025 verpflichtend. Unternehmen müssen E-Rechnungen akzeptieren und auch verarbeiten können. Auf eine Zustimmung des Rechnungsempfängers zum Empfangen von E-Rechnungen im B2B-Bereich kommt es gerade nicht an.

Ausnahmen

Nach § 4 Nr. 8 bis 29 USTG steuerfreie Umsätze sollen nach aktuellem Stand nicht unter die Pflicht fallen. Auch Kleinbetragsrechnung bis 250 EUR brutto und Fahrausweise können als sonstige Rechnung ausgestellt werden.

Vorteile der E-Rechnung und positive Auswirkungen auf Automatisierungsprozesse

Die E-Rechnung bietet zahlreiche Vorteile: ein hohes Sparpotenzial, die medienbuchfreie Verarbeitung, die Vermeidung fehleranfälliger manueller Eingabe, kürzere Durchlaufzeiten sowie die ressourcenschonende Verarbeitung durch Verzicht auf Papier sowie Wegfall von Transportwegen. Dies allein sollte Anreiz genüg sein, die Maßgaben zügig umzusetzen.

Als Ihr Steuerberater sehen wir die Thematik zusätzlich aus der Perspektive, dass die E-Rechnung DER Startpunkt in eine vollautomatisierte Finanzbuchhaltung werden kann. Da E-Rechnungen in einem klar auslesbaren Standardformat ausgegeben werden, fällt die fehleranfällige und teilweise schwerfällige Auslesung von eingescannten Dokumenten (insbesondere per OCR-Kennung) fast vollständig weg. Die Systemanbieter inkl. der DATEV arbeiten bereits mit Hochdruck an Lösungen, wie die E-Rechnung mithilfe künstlicher Intelligenz und maschineller Lernprozesse die Arbeit massiv erleichtern und auf die wirklich schwerwiegenden Themen fokussieren kann. Diese Entwicklung begleiten wir und sind hier als Vorreiter in der Branche aktiv.

Noch sind letzte Fragen zum abschließenden Format auf EU-Ebene nicht geklärt. Dennoch empfehlen wir die zeitnahe Prüfung und Umsetzung, da der Zeit- und Ressourcenaufwand für die Umstellung nicht zu unterschätzen sind. Sprechen Sie am besten noch heute Ihren Lösungsanbieter zum Schreiben Ihrer Ausgangsrechnungen an, wann die Umsetzung geplant ist. Sollten Rechnungen noch manuell erstellt werden, sprechen Sie uns gern bezüglich der Wahl eines passenden Systems zur Rechnungsstellung an. Sie haben noch weitere Fragen? Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.