Reisekosten – Ein Dauerbrenner im Lohn

Wer eine Reise macht, der kann was erzählen, sagt der Volksmund. Das ist im Lohnsteuerrecht nicht anders. Reisekosten sind ein sehr beliebtes Thema bei den Prüfern. Daher greifen wir das an dieser Stelle auch noch einmal auf.
Unter Reisekosten versteht man die anfallenden Kosten, die bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit, kurz Dienstreise, anfallen. Dazu gehören:

• Fahrtkosten
• Verpflegungsmehraufwendungen
• Übernachtungskosten
• Reisenebenkosten wie Parkgebühren, Eintrittsgelder, Kurtaxe, Gepäckversicherung etc.

Der Arbeitgeber ist nicht zur Erstattung verpflichtet. Die meisten machen dies zum Glück trotzdem. Hier kommt es oft auch darauf an, was im Arbeitsvertrag geregelt ist. Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit, entweder die tatsächlichen Kosten oder die dafür vorgesehenen Pauschbeträge zu erstatten. Bei Fahrt-, Hotel- und Reisenebenkosten erstatten die meisten Arbeitgeber die tatsächlichen Kosten. Bei der Verpflegung werden meist die Pauschalen angesetzt, die sogenannten Verpflegungsmehraufwendungen.

Zur Erstattung der entstandenen Reisekosten benötigt der Arbeitgeber eine Reisekostenabrechnung. Diese muss folgende Punkte enthalten:

• Name des Reisenden
• Datum
• Dauer der Reise
• Ziel
• Anlass der Reise

Das bedeutet also, dass pro Reise eine Reisekostenabrechnung erstellt werden sollte. Das dient nicht nur als Nachweis gegenüber dem Arbeitgeber, sondern auch gegenüber dem Finanzamt.

In Deutschland gelten folgende Pauschalen:Abwesenheit

mehr als 8 Stunden ……………………………………………………………………………… 14,00 €
Abwesenheit mehr als 24 Stunden ………………………………………… 28,00 €
An-/ Abreisetag ……………………………………………………………………………………… 14,00 €

Im Ausland gelten andere Pauschalen. Da für wirklich jedes Land eine andere Pauschale gilt, empfiehlt es sich, diese vor Beginn der Reise im Internet nachzulesen.
Hier ist einmal ein Auszug der Pauschalen für das Ausland:

Land | Mehr als 8 Std. | Mehr als 24 Std.
Frankreich/ Paris | 39,00 € | 58,00 €
Übriges Frankreich | 36,00 € | 53,00 €
Italien/Mailand | 30,00 € | 45,00 €
Italien/ Rom | 27,00 € | 40,00 €
Übriges Italien | 27,00 € | 40,00 €
Schweiz/ Genf | 44,00 € | 66,00 €
Übrige Schweiz | 43,00 € | 64,00 €
Spanien/ Barcelona | 23,00 € | 34,00 €
Spanien/ Kanarische Inseln | 27,00 € | 40,00 €
Spanien/ Madrid | 27,00 € | 40,00 €
Spanien/ Palma de Mallorca | 24,00 € | 35,00 €
Übriges Spanien | 23,00 € |34,00 €

Die geltenden Verpflegungspauschalen werden um die prozentualen Sätze für Frühstück, Mittag- und Abendessen gekürzt:

Kürzung für Frühstück ………………………… 20 %
Kürzung für Mittagessen …………………… 40 %
Kürzung für Abendessen …………………… 40 %

In den meisten Hotelrechnungen wird das Frühstück mit ausgewiesen, d.h. die Tagespauschale müsste dann um 20% gekürzt werden. Kommt noch Mittag- oder Abendessen hinzu, erfolgt eine weitere Kürzung um 40%.

Die Kürzung für ein Mittag- oder Abendessen erfolgt nicht, wenn Kunden eingeladen werden, da es sich dann um eine Bewirtung handelt. Diese wird steuerlich anders behandelt und muss dem Arbeitgeber entsprechend nachgewiesen werden. Das bedeutet, auf dem Bewirtungsbeleg muss der Name des Kunden und der Anlass der Bewirtung vermerkt sein.

Hotelrechnungen lässt man sich am besten in deutscher oder englischer Sprache (bei Hotels im Ausland) ausstellen, da es einem Prüfer nicht zugemutet werden kann, sich die Rechnungspositionen selbst zu übersetzen. Zumindest muss deutlich aus der Rechnung hervorgehen, was Übernachtung, Frühstück und Nebenleistungen (z.B. Parkgebühren) sind.

Bei Reisen des Arbeitnehmers ins europäische Ausland ist noch Folgendes zu beachten:
Bei jeder Dienstreise ins europäische Ausland, im europäischen Wirtschaftsraum oder in die Schweiz ist eine sogenannte A1-Bescheinigung zu beantragen. Die A1-Bescheinigung ist für die europäischen Behörden der Nachweis dafür, dass der Arbeitnehmer seine Sozialversicherungsabgaben in Deutschland abführt.

Hat man bei einer Kontrolle keine A1-Bescheinigung dabei, kann der Arbeitgeber herangezogen werden, für die Dauer des Aufenthaltes die im jeweiligen EU-Land geltenden Sozialversicherungsabgaben abzuführen. Insbesondere in Frankreich sollen die Kontrollen diesbezüglich recht streng sein. Hier also ACHTUNG!

Die A1-Bescheinigung wird über unser Lohnprogramm vor Antritt der Reise bei der jeweiligen Krankenkasse beantragt und dem Arbeitnehmer zur Verfügung gestellt.

Sprechen Sie uns gerne an.
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Liebe Grüße Ihre
Mertens Schabow Steuerberatungsgesellschaft