Verfahrensdokumentation ist Pflicht – und bietet echten Mehrwert

Verfahrensdokumentationen werden mittlerweile in jeder Betriebsprüfung angefordert. Kann diese nicht vorgelegt werden, ist dies ein erstes Indiz für eine nicht ordnungsgemäße Buchführung und es droht eine Hinzuschätzung. Sollte daher noch keine Verfahrensdokumentation erstellt sein, besteht Handlungsbedarf! Die gute Nachricht: Wir können Sie bei der Erstellung sehr gerne unterstützen.
 
Wer ist zur Verfahrensdokumentation verpflichtet?

Die Verpflichtung zur Verfahrensdokumentation betrifft grundsätzlich alle steuerpflichtigen Unternehmen – unabhängig von Größe oder Branche. Ausgenommen sind lediglich Einzelunternehmer und Freiberufler, sofern sie keine Mitarbeiter beschäftigen.
 

Was ist eine Verfahrensdokumentation?

Die rechtliche Grundlage bildet die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), die seit 2017 in aktueller Form Anwendung finden. Sie fordern eine vollständige, lückenlose und nachvollziehbare Dokumentation aller buchhalterisch relevanten Abläufe.

In ihr werden alle steuerlich relevanten Prozesse innerhalb eines Unternehmens dokumentiert – von der Entstehung eines Belegs über die Verarbeitung und Speicherung bis hin zur Archivierung. Ziel ist es, einem sachverständigen Dritten – insbesondere einem Betriebsprüfer – in angemessener Zeit einen vollständigen Überblick über das unternehmensinterne Rechnungswesen zu ermöglichen.

Vereinfacht gesagt: Die Verfahrensdokumentation ist das Handbuch des Rechnungswesens eines Unternehmens.

 
Wie ist die Verfahrensdokumentation aufgebaut?

Die klassische Verfahrensdokumentation gliedert sich in vier Bereiche:

1. Allgemeiner Teil – Informationen zum Unternehmen, Verantwortlichkeiten und zum organisatorischen Rahmen

2. Anwenderdokumentation – Beschreibung der eingesetzten Software, Prozesse und Zuständigkeiten

3. Technische Systemdokumentation – technische Details zu Hard- und Software

4. Betriebsdokumentation – Protokolle, Benutzerrechte, Datensicherung etc.

Im Fokus steht dabei stets der Prozess der Belegerfassung und -verarbeitung. Dokumentiert werden muss u. a.:

• welche IT-Systeme zum Einsatz kommen

• der Maßnahmen zur Vermeidung von Datenverlust oder -verfälschung

• der Dokumentation aller Zugriffe auf Belege

• welche firmeninternen Kontrollen zur Einhaltung der GoBD bestehen

Wichtig: Ändert sich das Verfahren zur Belegbearbeitung oder das eingesetzte System, muss die Verfahrensdokumentation entsprechend aktualisiert und nachvollziehbar festgehalten werden.
 

Typische Fehler in der Praxis: Fehlende oder fehlerhafte Verfahrensdokumentation

Viele Unternehmen begehen unbeabsichtigt formale Fehler, die zu großen Problemen führen können:

• keine oder nur rudimentäre Verfahrensdokumentation

• veraltete Informationen oder Informationen, die dem tatsächlichen Ablauf nicht entsprechen

• fehlende Zuständigkeiten oder lückenhafte technische Dokumentation

• keine Dokumentation bei digitalen Schnittstellen, Cloud-Nutzung oder automatisierten Buchungsprozessen

• keine Verfahrensdokumentation zum ersetzen Scannen, obwohl alle Papierbelege sofort vernichtet werden

• kein regelmäßiger Check, ob weiterhin aktuell

 

Warum die Verfahrensdokumentation so wichtig ist: Pflicht mit Mehrwert

Im Rahmen einer Betriebsprüfung kann die Finanzverwaltung die Vorlage einer ordnungsgemäßen Verfahrensdokumentation verlangen. Ist diese nicht vorhanden oder unvollständig, drohen ernsthafte Konsequenzen. Im schlimmsten Fall wird die Buchführung verworfen und die Besteuerungsgrundlage durch Schätzung festgelegt.

Neben dem Schutz vor steuerlichen Risiken sorgt eine strukturierte Verfahrensdokumentation für mehr Transparenz und Effizienz in den internen Abläufen. Sie schafft einheitliche Prozesse, minimiert Fehlerquellen und erleichtert die Einarbeitung neuer Mitarbeitender. Unternehmen, die ihre Abläufe nachvollziehbar dokumentieren, können schneller auf Veränderungen reagieren und Optimierungspotenziale gezielt nutzen.

Eine gut gepflegte Verfahrensdokumentation ist mithin weit mehr als eine bürokratische Notwendigkeit. Sie bietet echte Vorteile:

• Vermeidung steuerlicher Risiken

• Schutz vor Schätzungen durch das Finanzamt und drohenden Bußgeldern

• Erleichterung von Betriebsprüfungen und spürbare Senkung des Prüfungsrisikos

• Schutz vor zivilrechtlicher Haftung durch klare Verantwortlichkeiten

• Optimierung interner Abläufe und Steigerung der operativen Effizienz

• Aufdeckung von Einsparpotenzialen und Prozessverbesserungen

Wichtig: Unternehmen sollten die Verfahrensdokumentation daher nicht aufschieben, sondern als festen Bestandteil ihrer steuerlichen Organisation etablieren.

 
Unser Angebot: Unterstützung mit Struktur

Die Anforderungen an eine Verfahrensdokumentation sind komplex – ebenso individuell sind die betrieblichen Gegebenheiten und eingesetzten Systeme in jedem Unternehmen. Daher beginnen wir unsere Unterstützung mit einer detaillierten Analyse Ihrer aktuellen Abläufe. Auf dieser Grundlage entwickeln wir gemeinsam mit Ihnen eine maßgeschneiderte, praxisnahe Verfahrensdokumentation, die nicht nur rechtssicher ist, sondern auch echten Mehrwert für Ihr Unternehmen schafft.

Auch bei Pflege, Aktualisierung oder der Integration neuer Systeme stehen wir Ihnen als verlässlicher Partner zur Seite.

Das Honorar richtet sich nach dem Umfang der Verfahrensdokumentation und besprechen wir individuell mit Ihnen. Das Grundpaket für den Standardfall (Mandanten mit bis zu 1 Mio € Jahresumsatz, bis zu 10 Mitarbeiter) startet bei 1.000 € netto.


Wir werden in den kommenden Monaten proaktiv auf Sie zukommen, um die Erstellung vorzunehmen. Wenn Sie darauf nicht warten möchten, geben Sie gerne Bescheid und wir beginnen sofort.

Setzen Sie auf Sicherheit, Effizienz und Transparenz – wir begleiten Sie dabei.