Meldepflicht für elektronische Kassensysteme ab 2025

Im Jahr 2025 erwartet Sie als Unternehmen mit Kassensystem eine wichtige Neuerung. Um Manipulationen und Steuerbetrug vorzubeugen, fordert der Gesetzgeber, dass alle elektronischen Kassensysteme manipulationssicher und transparent arbeiten. Aus diesem Grund besteht ab dem 1.1.2025 eine Meldepflicht für Kassensysteme, welche mit einer sog. Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sind, somit für ALLE elektronischen Kassensysteme. Hier erhalten Sie einen Überblick, um sich optimal vorzubereiten.

Das Wichtigste in Kürze:

1. Ab Januar 2025 steht das Mitteilungsverfahren bereit (Übermittlung über „Mein ELSTER“ und die ERiC-Schnittstelle).

2. Ab 1.7.2025 angeschaffte Kassensysteme müssen innerhalb eines Monats gemeldet werden.

3. Vor 1.7.2025 angeschafften Kassen sind bis zum 31.7.2025 zu melden.

4. Die Meldepflicht gilt auch für gemietete und geleaste Kassensysteme.

5. Alle Kassensysteme einer Betriebsstätte müssen in einer einheitlichen Meldung erfasst werden.

6. Systeme, die außer Betrieb genommen werden, müssen ab dem 1.7.2025 innerhalb eines Monats abgemeldet werden; vorherige Systeme nur, falls diese bereits gemeldet wurden.

Hintergrund

Die elektronische Meldepflicht für Kassensysteme ist Teil der Bemühungen zur Eindämmung von Steuerhinterziehung und Manipulation von Kassensystemen. Die Maßnahme zielt darauf ab, Finanzdaten und Kassenvorgänge transparenter zu machen und die korrekte Erfassung von Umsätzen zu gewährleisten. Die Meldepflicht für elektronische Kassensysteme mit TSE ist seit 2019 ausgesetzt. Ursprünglich sollte die Meldepflicht 2020 eingeführt werden. Jedoch wurde diese mehrfach verschoben, weil es das notwendige Verfahren dafür nicht gab. Betriebe müssen nun ab dem kommenden Jahr ihre elektronischen Kassensysteme bei ihrem Finanzamt melden.

Wer ist von der Meldepflicht betroffen?

Die Meldepflicht gilt für alle Steuerpflichtigen, die Geschäftsvorfälle oder andere kassengebundene Vorgänge mit einem elektronischen Kassensystem aufzeichnen. Diese Verpflichtung umfasst unter anderem:

• Registrierkassen und elektronische Kassensysteme

• Softwarebasierte Aufzeichnungssysteme für Kassenvorgänge (z. B. App-Lösung für Tablets oder Branchensoftware mit Kassenfunktion)

• Waagen mit Registrierkassenfunktion

• Warenwirtschaftssysteme mit Kassenfunktion

  Weitere wichtige Regelungen:

Falls mehrere Geräte in einem Verbundsystem mit einer zertifizierten TSE verbunden sind, ist jedes Gerät separat zu melden. Sind hingegen elektronische Systeme ohne Kassenfunktion an ein Kassensystem angeschlossen, ist nur das Kassensystem meldepflichtig.

Auch gemietete oder geleaste Kassensysteme sind meldepflichtig. Hierbei muss statt des Anschaffungsdatums das Datum des Miet- oder Leasingbeginns angegeben werden.

Für eine Außerbetriebnahme genügt in der Regel eine einzige Meldung pro Betriebsstätte, anstatt jedes Kassensystem einzeln abmelden zu müssen.

Die Meldung ist grundsätzlich vom Steuerpflichtigen selbst durchzuführen. Alternativ kann eine bevollmächtigte Person, wie etwa der Steuerberater, der Hersteller oder Lieferant des Kassensystems, die Meldung im Namen des Steuerpflichtigen übernehmen.

Checkliste: Was muss gemeldet werden?

Für die Meldung sind folgende Angaben erforderlich:

1. Name des Steuerpflichtigen

2. Steuernummer des Steuerpflichtigen

3. Art und Zertifizierungs-ID der verwendeten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)

4. Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems

5. Anzahl der genutzten elektronischen Aufzeichnungssysteme

6. Seriennummer des Kassensystems

7. Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems

8. Datum der Außerbetriebnahme (Verkauf, endgültiger Defekt, Verlust durch Brand oder Diebstahl, Nutzung in einer anderen Betriebsstätte) des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems

Frühzeitig handeln: Was Sie jetzt unternehmen sollten!

Die Übergangsfrist endet am 31.7.2025. Wir empfehlen, sich bereits jetzt bis zur Freischaltung des Meldesystems am 1.1.2025 einen Überblick über alle in Ihren Betriebsstätten eingesetzten Systeme zu verschaffen und die erforderlichen Daten zusammenstellen. Die Meldung muss auf elektronischem Weg erfolgen, entweder über „Mein ELSTER“ oder alternative Software mit ERiC-Schnittstelle. Bewahren Sie zudem alle Belege und Dokumente zur Anschaffung und Außerbetriebnahme Ihrer Systeme sorgfältig auf, da diese bei einer steuerlichen Prüfung von Bedeutung sein können. Achten Sie darauf, dass Ihre Kassensysteme den aktuellen technischen Anforderungen entsprechen und über eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen, die Manipulationen verhindert und alle Geschäftsvorfälle unveränderlich speichert.

Sanktionen bei Nichterfüllung der Meldepflicht

Nach derzeitiger Rechtslage stellt die Nichterfüllung der Meldepflicht keine Ordnungswidrigkeit dar und ist daher nicht unmittelbar mit einem Bußgeld belegt. Dennoch raten wir Ihnen dringend zur Einhaltung der Meldepflicht. Da das Thema Kasse eines der beliebtesten Prüfungsthemen des Finanzamtes ist, wird bei Nichteinhalten mit Sicherheit eine genauere Überprüfung oder eine Kassennachschau veranlasst werden. Dann drohen Zwangsgelder sowie potenziell erhebliche Hinzuschätzungen bei der Höhe der Einnahmen durch das Finanzamt.

Falls Sie noch weitere Fragen haben oder Hilfe benötigen, stehen wir Ihnen gern zur Verfügung!